ERP:n hankinta
– milloin on hyvä hetki investoida?

Tänä päivänä on päästy kauas papereihin kirjaamisesta ja mutu-tiedolla johtamisesta, kun yrityksillä on käytössään ohjelmistoja kaikenlaisiin tarpeisiin. Aikaisemmin palvellut ohjelmisto ei välttämättä kuitenkaan vastaa enää muuttuneeseen tilanteeseen, ja silloin täytyykin punnita muita vaihtoehtoja. Monella yrityksellä kuitenkin on tilanne, ettei syystä tai toisesta muutokseen ole nyt otollinen aika ryhtyä. Mutta onko oikeaa hetkeä muutokselle koskaan?

Kiireen kierre

Vaikka ohjelmistot ovat arkipäivää, ei niiden vaihtaminen kuitenkaan käy sormia napsauttamalla, oli kuinka pitkälle mietitty prosessi tahansa. Kovassa kiireessä ja henkilöstöresurssipulassa muutokseen ryhtyminen ei houkuttele. Kuka hoitaa tietojen siirron? Kuka varmistaa, että koko henkilökunta on oppinut uuden järjestelmän? Entä jos muutos aiheuttaa katkoksia tuotantoon?
On ymmärrettävää, että muutokseen haluttaisiin ryhtyä, kun kiire helpottaa. Todellisuudessa kuitenkin uusi ja kattavampi ohjelmisto voi olla nimenomaan se ratkaisu kiireeseen. Mitä pidemmälle päätöstä ja muutosta venyttää, sen enemmän aikaa ja rahaa menee vääriin asioihin. Kiire pahenee eikä parempaa hetkeä muutokselle tunnu löytyvän.

Miksi vaihtaisin olemassa olevan?

Joskus muutokseen ryhtyminen ei tunnu tärkeältä, koska nykyinenkin ohjelmisto riittää tämän hetken tarpeisiin. On kuitenkin huomattu kantapään kautta, kuinka itsestämme riippumattomat muutokset maailmalla tapahtuvat äkillisesti, täysin varoittamatta. Yhtäkkiä vanha ohjelmisto ei enää riitäkään, mutta paine on kova ja muutoksen täytyisi tapahtua nopeasti. Aikaa perehtymiseen ei välttämättä ole riittävästi. Tämä aiheuttaa haasteita myöhemmin, kun ohjelmistosta ei saadakaan riittävästi irti, koska kaikki eivät osaa käyttää sitä.
Tärkeää on myös varata aikaa henkilöstön sitouttamiseen ja uuteen ohjelmistoon kouluttamiseen. Uusi järjestelmä tulee myös koota yrityksen toimintaa tukevaksi ja miettiä eri roolien näkökulmasta, mitkä asiat ovat kenellekin tärkeitä ja kenen tulisi osata uutta järjestelmää käyttää milläkin laajuudella.
Jotta kiire ja tarve ei pääse yllättämään, olisi hyvä pyrkiä ennakoimaan tulevaa ja tekemään pitkän tähtäimen investointeja sen sijaan, että muutosta pitäisi ajaa keskellä kriisiä. Kun muutosta aletaan edistämään rauhassa, on asiaa myös aikaa miettiä yhdessä asiantuntijan kanssa. On hyvä käydä läpi yrityksen toiminnan pullonkauloja, muutostarvetta sekä mitä muutoksella halutaan saavuttaa.

Henkilöstön sitouttaminen

Aina muutoksia tehdessä on muistettava, että muutoksessa olisi hyvä kuunnella henkilöstöä ja pitää heidät ajan tasalla tilanteesta. Päätös muutokseen tulee kuitenkin tapahtua aina ylhäältä, johdolta, joka tekee yrityksen strategiaa tukevat päätökset. Kaikkia ei voi tai edes pidä pyrkiä miellyttämään. Johdon ei kuitenkaan tarvitse pärjätä yksin sopivia toimintamalleja miettiessä, vaan tässä avuksi tulee järjestelmätoimittajan puolelta asiantuntijoita, jotka tuntevat toimialan ja erilaiset toimintatavat.
Yhdessä asiantuntijoiden kanssa kannattaa miettiä yritykselle sopivimmat toimintamallit rauhassa, joten myös sen takia muutosta ei kannata ajaa keskellä kiirettä. Asiantuntijat osaavat myös kertoa, mikäli ohjelmiston vaihtaminen ei ole järkevää, sillä kaikkia haasteita ei voida ratkaista ohjelmistolla. Varsinkin kriisitilanteissa on usein vaarana, että ratkaisuja haetaan miettimättä rauhassa, mitä varsinaisesti ollaan korjaamassa. Maltti on valttia.

Mitä jos tilanne ei paranekaan?

Muutos ja uuden järjestelmän hankkiminen vaatii aina aikaa, resursseja ja ennen kaikkea halua uudistua sekä uskallusta kyseenalaistaa olemassa olevia toimintatapoja. Muutos muutoksen ilosta ei ole tietenkään tarpeen, eikä aina kaikki muutokset ole hyviä. Rauhassa vaihtoehtoja punnitsemalla ja asiantuntijoiden ammattitaitoa hyödyntämällä kuitenkin voi saada selvyyden, mikä olisi yrityksen liiketoiminnan kannattavuuden ja jatkuvuuden kannalta hyödyllistä. Muutos kannattaakin kohdata avoimin mielin, koska se voi tarjota mahdollisuuksia, joita ei ennen asiantuntijoiden kuulemista osattu edes odottaa.
Oikea aika muutokselle voi olla juuri nyt.