Alati muuttuva maailmantilanne vaikeuttaa hankintojen suunnittelua. Mistä tietää, kuinka paljon ja milloin kannattaa ostaa? Jotta virheitä ja sitä kautta tappioita voisi välttää, tulee hankintoihin kiinnittää entistä tarkemmin huomiota.
Tällä hetkellä materiaalien saatavuus ja hintojen nousu ovat monissa teollisuuden yrityksissä mielen päällä. Saatavuusongelmat ovat vain pahentuneet entisestään ja komponenttipula vaivannut alaa, kun taas aikaisemmin on voitu luottaa siihen, että toimintaympäristö on paremmin ennakoitavissa ja vakaampi.
Millaista varastoa halutaan pitää, kuinka paljon materiaaleja tilataan kerralla ja millä hinnalla? Nämä ovat ostoja tekevälle arkipäiväisiä kysymyksiä. Nykyinen epävarma ja nopeasti muuttuva maailmantilanne luovat kuitenkin hankintatoimelle omat haasteensa.
Muutoksiin reagoiminen kulminoituu käytännössä ennakointiin ja riskinottoon eli siihen, yritetäänkö nähdä tulevaisuuteen ja kuinka suurella riskillä hankintoja tehdään. Päätettävänä on esimerkiksi, ostetaanko varastoon kuinka paljon tuotteita etukäteen ja mitä tehdään, jos tavaraa ei menekään. Voihan olla, että kriisi leviää myös omiin asiakkaisiin, ja kysyntä sitä kautta vähenee. Tavarat vievät myös tilaa varastosta.
Lisäkustannuksia saattaa tulla yllättäen, jos käytössä ei ole työkaluja ostojen tekemiseen ja hintojen muutosten seurantaan. Mikäli käytössä on toiminnanohjausjärjestelmä, epävarmojen tilanteiden alkaessa asia on jo huomattu ja saatettu ennakoida ostamalla varastot täyteen. Erilaisilla ennustetyökaluilla voidaan peilata myös edellisiin vuosiin ja hyödyntämällä ostoihin tilauskantaa tiedetään seuraavan ajanjakson tilanne.
Ennakointi vaatii dataa
Nykyään myös pitkissä toimitusketjuissa ja niiden seurannassa voi olla haasteita. Pienet viivästymiset ja niiden selvittelyt voivat viedä aikaa hankintapuolen henkilöstöltä. Miten sitten hallita toimitusketjuja ja varmistaa, että tavara tulee oikeaan aikaan oikeaan paikkaan? Jos sovittuun tilaukseen ei saadakaan materiaaleja normaalilla aikataululla, voi seurata suuriakin tappioita.
Onneksi hyvien seurantatyökalujen avulla näitäkin haittoja voidaan yrittää minimoida. Kun ollaan selvillä tavarantoimittajien toimitusvarmuuksista, pystytään ennakoimaan myös omaa hankintaa. Sen vuoksi toimittajasuhteiden ylläpito onkin oleellista.
Apuna voidaan hyödyntää myös järjestelmiä. Jos yrityksellä on käytössä kattava toiminnanohjausjärjestelmä, se auttaa ennakoimaan vaikeita tilanteita sen sijaan, että reagoitaisiin jo tapahtuneeseen. Järjestelmän historiatietoja pystytään myös käyttämään hyödyksi, esimerkiksi hankintatoimen raportoinnista nähdään toimitusvarmuuksia, tulevatko tavarat ajallaan tai onko pysytty sovitussa. Historiatiedoista voidaan seurata myös hintatietoja.
Kannattavuuden kannalta oleellista on pitää huolta katteista. Ulkomuistin varassa tarkkaa tietoa materiaalien kustannuksista on vaikea pitää ajan tasalla. Onkin tärkeää hinnoitella omat tuotteet pohjautuen todellisiin sen hetkisiin kustannuksiin, jotta euroja jää myös viivan alle. Muutoksia voi olla vaikea muistaa tai huomata suuressa tilausmäärässä, mutta onneksi nykyaikaiset järjestelmät auttavat huomaamaan pienentyneet katteet ja tekemään muutoksia.
Kun järjestelmän kautta tehdään, hallitaan ja seurataan ostoja sekä katsotaan historiatietoja, nähdään helposti yhdestä paikasta, mitä aikaisemmin on tehty ja mihin hintaan. Sitä kautta saadaan tietoa, jos tietty materiaali alkaa maksamaan enemmän, ja kulut alkavat nousemaan. Tällöin tulevaisuudessa tulee ajankohtaiseksi siirtää nousseet kulut myös omiin hintoihin. Hinnastojen ylläpito on siten oleellinen asia kannattavuuden näkökulmasta ja mahdollista tarkkojen kirjausten ja seurannan ansiosta.
Reaaliaikainen faktatieto pohjana hankinnalle
Hyvät seurantatyökalut mahdollistavat ennakoinnin ja auttavat haittojen minimoimisessa. Olennaista on, että hankintatoimessa kaikki kirjataan ylös ja tieto on siten reaaliaikaista. On myös kilpailuetu, että kaikki toimii yhden järjestelmän sisällä, sillä tieto on aina saatavilla ja merkinnät tulevat näkyviin kaikille, jolloin vältytään esimerkiksi päällekkäisiltä ostoilta.
Aikaa säästyy entisestään ja työtaakka kevenee, jos käytössä on automaattisesti muodostuvat raportit.
Yrityksen tehokkuutta edistää myös, jos laskutus tapahtuu samassa järjestelmässä eikä erillistä tietojen siirtämistä tai käsin paperilaskujen läpikäymistä tarvitse tehdä.
Hyvä ja tarkka seuranta parantaa kilpailukykyä ja havainnollistaa yrityksen johdolle nykytilannetta sekä markkinakehitystä. Järjestelmän myötä toiminta on myös varmempaa. Hankintoja on helpompi tehdä, kun saatavilla on tarkkaa ja oikeaa tietoa kustannusten noususta sekä toimitusajan pituuksista ja voi perustaa päätökset reaaliaikaiseen faktatietoon.
Admicom Finland Oy
Oskari Veki
