Muutos- ja lisätyöpyynnöt vaivattomasti haltuun – digitaalinen assistentti työmaan kympin kaverina

Tiedättehän sen pitkän linjan konkarin, joka tekee, valvoo ja johtaa työmaata rautaisella kokemuksella ja ammattitaidolla? Hänet, joka elää hektisistä projekteista, jatkuvasta kiireestä, päivän polttavista ongelmista ja nauttii niiden ratkaisemisesta. Hän on kaikkien arvostama työmaan kymppi, joka johtaa puhumalla, junailemalla ja tulipaloja sammuttaakseen piirtää ratkaisun vaikkapa lounaskuitin taakse. Päivän aikana hän kohtaa lukemattoman määrän ongelmia, ratkoo niitä vauhdilla ja on työpäivän päätteeksi syystäkin tyytyväinen, kun sai selvitettyä ja ratkottua ne kiperimmätkin tilanteet.

Yksi heikkous tällä työmaan sankarilla kuitenkin on: ongelmat pitäisi nimittäin kirjata ylös ja dokumentoida projektin- ja/tai laadunhallintajärjestelmään sekä tehdä poikkeamaraportit ja lisätyöilmoitukset niin johdolle kuin asiakkaallekin. Dokumenttia, selvitystä ja lisätyöpyyntöä – käytännössä sitä, tätä ja tuota sinne, tänne ja tuonne. Puuh. Ei todennäköisesti voisi paperinpyöritys vähempää konkariamme kiinnostaa. Paperihommat tehdään pakon edessä viimeistään silloin, kun työmaan loppuraporttia on jo pariin kertaan kyselty ja kovisteltu. Käsi pystyyn, kuulostaako tutulta?

Tähän pullonkaulaan, säntillisen projektinhallinnan ja erityisesti lisätyöpyyntöjen vaivattomaan käsittelyyn on keksitty ratkaisu työmaan kympin avuksi: digitaalinen assistentti eli ohjelmistorobotti, jolle voi soittaa! Robotti on helppo opettaa tekemään muutospyyntöilmoitukset automaattisesti, ja se voi lisätä ilmoitukseen kohteesta otetut valokuvat tai muut liitteet. Robotti osaa myös tallentaa tiedostot sovittuun paikkaan ja tarvittaessa vie ilmoitukset liitteineen esimerkiksi asiakkaan arkistointijärjestelmään.

Premekon Oy:n toimitusjohtaja Mikko Pölkin mukaan ”SWO-robotiksi” nimetylle automaatiopalvelulle on kovat odotukset: muutostyöilmoitusten tekeminen on ollut Premekonilla jo pitkään tunnistettu haaste ja ohjelmistorobotin käyttöönotto tuo kauan kaivattua apuvoimaa työmaiden vetäjien arkeen. Robotti on nyt päässyt tositoimiin Kemissä aloitetussa tehdasprojektissa, ja aika näyttää laajennetaanko käyttöä muillekin työmaille: ”Testausvaihe osoitti, että SWO-robotti on osaava apulainen, joka tekee ilmoitukset käden käänteessä. Jo nyt on selvää, että tämä robotti otetaan käyttöön myös sisäisten poikkeamien ilmoittamiseen ja käsittelyyn”.

Digitaalisen assistentin ansiosta projektin muutos- ja lisätyöpyynnöt tulee sekä tehtyä että käsiteltyä säntillisesti. Asiakas on tyytyväinen, kun muutostyöpyynnöt hoidetaan asiakkaan projektinhallinnan ja muutostyöpyyntöprosessien sekä vaadittujen aikataulujen mukaisesti. Myös johto arvostaa, kun lisätöiden laskutusperusteet on ennakoivasti jo hyväksytty. Ja mikä parasta, työmaan kymppi nukkuu entistäkin tyytyväisempänä, kun tämäkin asia työmaalla hoituu näppärästi.