Monimutkaisuus on vihollisemme

”Monimutkaisuus on vihollisemme. Kuka tahansa hölmö voi keksiä jotain vaikeaa. Yksinkertaisuuden keksiminen vaatii todellista taitoa.”

Edellä kirjoitettu on vapaa suomennos Virgin-yhtiöiden perustajan Richard Bransonin lauseesta. Luonnollisesti lause on kärjistetty, mutta siihen liittyy paljon viisautta. On hyvinkin helppoa luoda sellaisia prosesseja, jotka kaavioksi piirrettynä muistuttavat hämähäkinseittiä. Nuolia ja riippuvuuksia kulkee laatikosta toiseen ristikkäin, koko kaavion varsinaisen tarkoituksen usein hämärtyessä. On myös helppoa laatia työohjeita tai toimintamalleja, joissa ”byrokratiaan” kuluu enemmän aikaa, kuin itse tehtävään. Nämä kaikki tekevät osaltaan helpoistakin asioista hankalia, heikentävät tehokkuutta ja vähentävät tekemisen mielekkyyttä.

Kehitämmekö vai kuvittelemmeko kehittävämme?

Kaikki tämä ajatellaan kehityksenä ja toimintamallin parantamisena, mutta onko asia todellisuudessa näin? On selvää, että esimerkiksi hygieniaan tai turvallisuuteen liittyvien asioiden kanssa pitää noudattaa suurta tarkkuutta sekä ohjeita, jotka väistämättä aiheuttavat useita tarkastuksia tai välivaiheita. Valtaosassa prosesseja tai toimintamalleja ei ole em. kaltaisia vaatimuksia.
Eräs suunnittelija opetti aikanaan, että jos jokin osa voidaan jättää rakenteesta pois, se kannattaa jättää pois. Tällä hän tarkoitti sitä, että yksinkertaisempi rakenne on yleensä helpompi valmistaa, edullisempi ja toimintavarmempi, koska rikkoutuvia komponentteja on vähemmän.

Miksi teemme asioita monimutkaisesti?

Syitä monimutkaisuuteen on varmasti useita, mutta ainakin seuraavat tekijät ovat merkittävässä roolissa.

Raha. Miksi pitäisi investoida johonkin sellaiseen, joka voidaan tehdä manuaalisesti? Ajattelemme lyhytnäköisesti vain kuluvaa ajan hetkeä. Otetaan käytännön esimerkki. Manuaalisesti tehty prosessin vaihe ottaa 2 minuuttia aikaa per suoritus tai kappale ja automatisoinnilla tai tehokkaammalla työkalulla vaiheeseen kuluva aika voidaan puolittaa. Tällöin voimme samalla henkilömäärällä tuottaa kaksinkertaisen määrän tuotteita, eli tuplaamme vaiheen tuottavuuden.
Luottamus. Usein sanotaan, että on helpompaa valvoa kuin luottaa. On siis helppoa lisätä prosesseihin valvontaa ja raportointia, kuin luottaa, että ihmiset toimivat oikein ja sovitulla tavalla. Yksittäinenkin poikkeama yleensä lisää valvontaa, mutta toisinpäin kehitystä – siis valvonnan vähentämistä, kun asiat menevät oikein, tapahtuu vain harvoin. Kun opimme luottamaan, voidaan montaa toimintoa kehittää ja tehostaa.
Ymmärtämättömyys. Prosessia suunnittelevat henkilöt ja prosessia suorittavat henkilöt eivät keskustele tai ymmärrä toisiaan riittävästi. Toimintamalli tulee annettuna, jolloin se ei välttämättä ole loppuun asti mietitty. Ei myöskään ole yhteistä näkemystä siitä, mitä halutaan saavuttaa ja millä keinoin.

Asioita on varmasti muitakin, mutta edellä mainittuihin kolmeen asiaan keskittymällä ollaan jo hyvällä tiellä kohti jotain yksinkertaista ja tehokasta. Kaikki edellä mainitut tekijät toteutuvat, ainakin osittain, lähes jokaisessa yrityksessä.

Parempaa tulosta toimintamalleja kehittämällä

Lean-filosofian mukaan toiminta tehostuu, kun kokonaisprosessin kannalta tarpeettomat vaiheet poistetaan tai optimoidaan. Pyritään saamaan hukka pois. Samaa metodologiaa voidaan hyödyntää kaikessa tekemisessä ja kehittämisessä. Kun turhat ja tarpeettomat välivaiheet tai toiminnot poistetaan ja asioita yksinkertaistetaan, aikaa jää enemmän oikeaan tekemiseen.
Kehittämällä toimintamalleja yhdessä ja kokonaisuutta miettien, voimme tehdä vaikeistakin asioista yksinkertaisia. Tämä tekee kaikkien työstä mielekkäämpää ja tehokkaampaa. Kun tekeminen on mielekästä, kaikilla on myös intoa kehittää yhteistyötä. Kaikki nämä parantavat lopulta yrityksen tulosta.

Jokainen haluaa menestyä

Lähtökohtaisesti jokainen yritys haluaa menestyä. Yleensä menestyksen synonyymeinä ovat kasvu ja hyvä tuloksentekokyky. Haastavassakin markkinassa tehokkaasti toimivat pärjäävät yleensä parhaiten. Yksinkertainen on vaikeaa, mutta siihen kannattaa pyrkiä.