Kaksi tosielämän strategiaa tuotannon tehostamiseen – Miten tietojärjestelmien kehittäminen auttoi Outokummun Metallia ja AM-Koneistusta?

Täydellisen järjestelmän suunnittelemiseen voi käyttää loputtomasti aikaa, senhän me kaikki tiedämme. Koska maailma muuttuu jatkuvasti, on usein hyödyllisempää rakentaa hyviä lisätoimintoja olemassa olevia järjestelmiä rikastamaan, kuten harvesteripäiden valmistukseen erikoistunut metallialan osaaja Outokummun Metalli teki. Tai ottaa käyttöön uuden kokonaisratkaisun osia pala kerrallaan, niin kuin laatukomponentteja äärimmäisen haastaviin olosuhteisiin valmistava AM-Koneistus. Tässä haastattelussa asiakkaamme kertovat strategioistaan sekä niiden tuomista hyödyistä.

AM-Koneistus: askel kerrallaan kohti kokonaisratkaisua

AM-Koneistuksen tuotantopäällikkö Petri Kuittinen kertoo, että heillä kehittäminen alkoi siitä, missä hermo loppui. Kun Kuittinen tuli taloon runsaat kolme vuotta sitten, hänet yllätti ”sen hetkisen tuotannonohjausjärjestelmän heikko käytettävyys ja taipuminen siihen toimintaan mitä me tarvitsemme”.

– Jos 2020-luvulla palaa tuotannonohjausjärjestelmän osalta 1980-luvulle, se on aika iso ero. Kun meille tulee tilaus, se voi sisältää 50 eri tilausriviä eli tuotetta. Ennen kuin tuote oli lähtenyt asiakkaalle, olin käsin kirjoittanut seitsemän kertaa sen koodin järjestelmään. Tänä päivänä en kirjoita sitä kertaakaan. Tilausten käsittelyajasta on nyt noin kolmasosa jäljellä, välttämättä ei edes sitä.

AM-Koneistuksen tapauksessa ainoa järkevältä tuntunut vaihtoehto oli tuotan­nonohjausjärjestelmän vaihtaminen; projekti, jonka Kuittinen käynnisti noin kaksi vuotta sitten.
– Viideltä eri toimittajalta pyysin tar­joukset järjestelmästä. Haastattelujen ja demojen pohjalta valitsimme kolme jatkoon ja niitä seuloimme aika kovallakin kädellä sekä järjestelmässä olevia ominaisuuksia. Myös yksi tuttavuutemme, joka on aikanaan näitä järjestelmiä myynyt ja kehittänyt, auttoi meitä arvioinnissa, ja sitten päädyimme Odoo-järjestelmään.

Järjestelmän muokattavuus nousi AM-Koneistuksella keskeiseksi valintakriteeriksi. Odoo on helppokäyttöinen ja moderni toiminnanohjausjärjestelmä – kokoelma täysin integroituja sovelluksia, joista kukin yritys voi ottaa käyttöön tarvitsemansa osiot. Odoo perustuu avoimeen lähdekoodiin, mikä mahdollistaa helpon ja nopean muokattavuuden. Kuittisella on paljon kokemusta erilaisista järjestelmistä ja hän näkee suljettujen järjestelmien yleisenä haasteena sen, mikä heidän vanhassa järjestelmässäänkin oli, ”että joku kun on kiveen hakattu, niin sitä ei voida kääntää.” Myös nettiselainpohjaisuus oli Kuittiselle ainoa vaihtoehto, ja hänen tapauksessaan se on nyt mahdollistanut etätyöt.

AM-Koneistus valitsi yhteistyökumppaniksi paikallisen Collapick Companyn. Ratkaisuksi valittiin Tempo – Odoon päälle rakennettu ohjelmisto, joka sisältää Collapickin teollisuuskäyttöön kehittämät lisäominaisuudet sekä helppokäyttöliittymät. Kuittinen summaa järjestelmän hyötyjä näin:

– Ostot tulevat nyt todellisina ostoina eivätkä feikkiostoina. Kun tilaus pannaan koneelle, niin järjestelmä generoi siitä ostot. Nyt en enää tarkistele ja varmistele ostoja, kuten aiemman järjestelmän kanssa.
– Se on helpottanut myös meidän varastomme työtä. Ennen minun piti kaikki näpytellä ja hoitaa. Nyt varastomies tekee kaiken: keräyslistojen ottamiset, keräykset ja vahvistaa niistä tilaukset ja sitten meillä yksi kaveri tekee laskut. Itse saan ilmoituksen, kun laskut on luotu ja tavarat ovat lähteneet.
– Ja tietysti tuotannon läpinäkyvyys. Me olemme nyt saaneet konekohtaisesti koneita kuormitettua eli näemme koko olemassa olevan tilauskannan versus meidän konekapasiteettimme. Ei tarvitse arvata millä koneella on kapasiteetti vähissä ja millä sitä on riittävästi, nyt näemme sen ihan oikeasti.

Yhteistyö Collapickin kanssa jatkuu ja strategiana on edelleen ottaa käyttöön lisää Odoon osa-alueita. Kuittinen kehuu yhteistyötä Collapickin kanssa joustavaksi ja nuorekkaaksi vastakohtana ukkoutuneelle ja byrokraattiselle touhulle.
– Me olemme olleet tyytyväisiä. Meidän strategiamme on palastella eikä syödä elefanttia kerralla. Näkisin Collapickin suurena vahvuutena joustavuuden ja sen, että kun asiakas esittää toiveen jostain muutoksesta, niin ensimmäiset sanat eivät ole ”ei onnistu”, vaan aina lähdetään selvittämään ja yrittämään. Niin monesta järjestelmästä tiedän, että aina kun esität IT-nörtille muutospyynnön, vastaus on ”meillä on puolen vuoden päästä mahdollisuus päivittää”. Se on tämän hetkisessä bisnesmaailmassa puoli vuotta aika pirun pitkä aika, jos muutos on firmalle tosi tärkeä sen toiminnan kannalta.

Outokummun Metalli: tiedot helposti saataville ja eroon turhista välivaiheista

Aina ei vanhaa järjestelmää voi tai kannata laittaa vaihtoon, vaikka siinä olisi puutteita. Prosessien digitalisointi ja visualisointi voivat auttaa paljon.
– Alkutilanteessa meillä oli vain toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), jossa oli työjonot ja johon leimattiin työt, kertoo Mika Kukkonen, joka on toiminut Outokummun Metalli -konsernin ICT-päällikkönä 15 vuotta. Emme kuitenkaan saaneet ERPistä vi­suaalista kokonaisnäkymää. Päädyimme tekemään värikoodausta Excelissä ja tulostimme tiedot työnjohdolle. Excelien avulla oli helpompi nähdä, mitkä tilaukset olivat milloinkin tulossa.

Exceleitä ja tulosteita oli kuitenkin paljon, joten paperittomuus nousi yhdeksi johtoajatukseksi, kun vuonna 2016 Collapick Company valittiin yhteistyökumppaniksi ja Outokummun Metallille luotiin pitkän ajan järjestelmästrategia. Strategian myötä Collapick visualisoi Excelien sisällöt infonäytöille ja tableteille.

Kun tiedot haetaan suoraan ERPistä, exceleistä ja tulosteista voidaan luopua, ja tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti näytöille. Kukkonen esittelee infonäyttöä ja selostaa:
– Jokaisen ERPistä haetun työn työvaiheet näkyvät nyt kertasilmäyksellä, niiden tilat, mitkä vaiheet on jo tehty, punaisella mikä on myöhässä ja mistä se johtuu, mitkä ovat vielä tänään tehtäväksi suunnitellut työvaiheet jne. Tällainen intuitiivisesti ymmärrettävä näkymä helpottaa kokonaistilanteen hahmottamista ja auttaa ratkomaan mahdollisia ongelmia nopeasti.

Strategian seuraavassa vaiheessa luotiin lisää rajapintoja sekä hyödynnettiin Collapickin Ponniste-järjestelmää keräämään, yhdistämään ja esittämään oikeassa paikassa juuri ne tiedot, jotka kussakin työvaiheessa eniten helpottavat työntekijöiden tehtäviä. Kukkonen jatkaa: – ERPistä tulee tieto, mitä töitä on aloitettu. Työvaiheeseen ja tuotteeseen liittyvät ohjeet ilmestyvät automaattisesti työntekijän tabletille suoraan Office 365 -järjestelmästä. Kun työ on valmis, tieto kuittautuu ERPpiin. Tabletilla voi raportoida laatupuutteita, ottaa kuvan, joka siirtyy rajapinnan kautta vanhaan ilmoitusjärjestelmään. Tabletin dynaamiset lomakkeet mahdollistavat tarkastuspöytäkirjojen täyttämisen ja kuittaamisen mobiilisti.

– Kokemukset ovat äärettömän hyvät ja kehitysideoita tulee jatkuvasti lisää. Yhteistyö ei oikein parempaa voisi olla, en keksi mitään mitä muuttaa. Kiitos kuuluu Collapickin ohjelmistokehittäjille. He ymmärtävät heti, mistä on kyse ja pystyvät reagoimaan nopeasti, kertoo Kukkonen.

Mikä on paras strategia Collapickin mielestä?

– Riittävän yksinkertainen ja realistinen strategia on onnistuneen projektin edellytys. Me ymmärrämme, että jokainen projekti on ainutlaatuinen, mutta periaatteet ja tarpeet ovat pitkälti samoja. Voimme tuoda oleellisia parannuksia joko olemassa olevaa prosessia koostamalla ja rikastamalla tai tarjota samaa lisäarvoa myös Odoon päälle rakennetulla Tempolla, kertoo Collapickin toimitusjohtaja Markku Pyörälä.