Maailman tilanteen muuttuessa ja kilpailun kasvaessa yritysten on jatkuvasti pyrittävä löytämään yhä kustannustehokkaampia tapoja toimia haastavassa toimintaympäristössä. Olisikin siis hyvä kiinnittää huomiota mitä halutaan, mitä saadaan aikaiseksi ja mitkä ovat koko prosessista aiheutuvat kustannukset. Lukuisat eri tuotevariaatiot ja kysynnän vaihtelut yhdistettynä tuotantoprosessin ennakoimattomuuteen ajavat useasti tuotannonohjauksen jatkuvaan kiiretilaan. Asiakastilauksissa tuotteiden valmistaminen vaikeuttaa ajoituksen suunnittelua, jos käytössä oleva järjestelmä ei anna riittävästi oikeanlaista tietoa tuotannon hallittuun ohjaamiseen, vaan toiminta etenee lyhyen aikavälin valmistussuunnitelmasta toiseen. Tällöin tuotantoprosessista ei saada konkreettista suunnittelua tukevaa tietoa prosessin läpimenosta.
Tehokkuutta hankintoihin
Tuotantoon ei tiedonpuutteen takia synny katkoksia, kun tieto kulkee tehokkaasti kaikille osapuolille. Tarjousten ja tilausten olisikin siksi hyvä olla samassa paikassa, eikä esimerkiksi pelkästään pyörimässä myyjien omissa sähköposteissa.
Kannattavuuslaskennasta nähdään helposti laskennallinen kustannus verrattuna toteutuneeseen kustannukseen, jos valmistettaville tuotteille on tehty tuoterakenteet eli on määritelty, mitä työvaiheita ja materiaaleja valmistus vaatii. Kun työvaiheille määritellään erikseen asetus- ja työaika sekä näille kustannushinta, esimerkiksi konehinta ja henkilöhinta, nähdään mikä on työn laskennallinen valmistusaika ja valmistuskustannus.
Monesti on tilanne, ettei kirjallista dokumentointia hankinnoista tai hinnoista ole välttämättä saatavilla, mikä hankaloittaa tuotannon tehostamista. Kun tuoterakenteelle määritellään tarvittavat materiaalit, saadaan reaaliaikaisen varastonseurannan ansiosta tieto, onko materiaalia varastossa vai pitääkö sitä erikseen ostaa. Pitkälle automatisoiduissa järjestelmissä on myös ominaisuuksia, joiden avulla saadaan muodostettua materiaalivarausten yhteydessä erikseen ostotarvelista ja ostotilaus tarvittavista materiaaleista.
Kun ostotarpeet ja ostotilaukset ovat saman järjestelmän sisällä muun toiminnan kanssa, jää yritykselle jälki esimerkiksi siitä, kuka ostanut, mitä on ostettu ja milloin on toimituspäivä. Ostoja tehdessä nähdään myös reaaliaikaisesti varastosaldot sekä varastosta jo varatut materiaalit tilauksille.
Kaikkien henkilöiden toimiessa samassa järjestelmässä, tieto kulkee aina oikeille henkilöille. Esimerkiksi kun tavaran vastaanottaja kuittaa järjestelmästä ostotilauksen vastaanotetuksi, pysytään helposti kärryillä mahdollisista jälkitoimituksista ja varastosaldot pysyvät ajantasaisena. Ostojen ja vastaanottojen osalta ei tarvitse tämän ansiosta pyöritellä paperilappuja ja toimittaa niitä esimerkiksi erikseen toimistoon, sillä tieto, mitä ja milloin on ostettu tai vastaanotettu, kulkee reaaliajassa.
Työtä tehostaa myös, kun varastossa oleville materiaaleille voidaan määritellä hälytysrajat. Tällöin järjestelmä muodostaa automaattisesti ostotarpeen järjestelmään, kun materiaalin saldo alittaa määritellyn rajan, eikä ihmisen tarvitse olla tätä käsin laskemassa.
Henkilöstön ajankäyttöä voidaan tehostaa
Henkilökuntaa voi motivoida palkitsemalla tuotannon läpimenoaikojen toteutumisista. Kun tehdään aikataulutus, milloin tietyn työvaiheen tai tilauksen pitää olla valmis, voidaan tämän mukaan viedä työt tuotannon työjonoon haluttuun järjestykseen. Tämän näkymän saa jaettua myös tuotannon henkilöille, jolloin aikataulujen toteutumiseen voi perustua bonuksia tai muita palkitsemisia. Määritellyt työvaiheajat helpottavat aikatauluttamista ja priorisointia.
Sähköisten työmääräimien ja tuotantokuvien ansiosta tuotannon työntekijöiden ei tarvitse erikseen kiikuttaa paperia, vaan sähköisellä työmääräimellä on näkyvissä valmistukseen määritellyt työvaiheet sekä käytettävät materiaalit. Työntekijöiden työtä tehostaa järjestelmät, joista tuotannon työntekijä saa yhdestä näkymästä kaiken tarvittavan, kuten asetus- ja työkirjaukset, työmääräimen ja dokumentit, kuten piirustus- tai valmistuskuvat, tuotannon muistion tai lavalapun toimitusta varten. Työntekijän on myös hyvä nähdä helposti, milloin työvaihe on valmis aloitettavaksi ja mitä työvaiheita on vielä tekemättä.
Asetus- ja työkirjausten kautta tulee todellinen valmistusaika ja mikäli se poikkeaa laskennallisesta valmistusajasta, voidaan järjestelmästä selvittää, missä työvaiheessa ero on tullut ja mistä syystä. Seuraavaan vastaavaan tilaukseen voidaan helposti päivittää työvaiheaikaa totuudenmukaisemmaksi. Mitä lähempänä arvio on toteumaa, sitä tarkempaa on aikataulutus ja näin saadaan tuotantoa tehokkaammaksi.
Kuinka saavutetaan nopea tiedonkulku?
Tuotantotilojen koon vuoksi aikaa saattaa mennä päivän aikana todella paljon siihen, että toimitetaan paperinen työmääräin seuraavalle työvaiheelle, kun oma vaihe on valmis. Tähän ratkaisuna on kaikille yhteinen järjestelmä, jossa tieto kulkee reaaliajassa. Kun edellinen työvaihe on kuitattu valmiiksi, tulee seuraava työvaihe tuotannon tietoon. Sama koskee myös työnjohtajia, sillä yhteisen järjestelmän ansiosta heillä on mahdollisuus nähdä koko ajan, missä vaiheessa työ on menossa, kenellä se on työn alla ja onko pysytty aikataulussa.
Työn toimitus ja laskutus samasta järjestelmästä tuotannonohjauksen kanssa tehostaa toimintaa entisestään. Työn valmistuttua tieto on nykyaikaisissa järjestelmissä heti sekä työnjohdolla että myyntitilauksella. Näin ollen tilaus voidaan toimittaa asiakkaalle, tulostaa järjestelmästä tarvittavat asiakirjat liitteeksi ja samalla myös toimittaa lasku.
Kun prosessin eri vaiheita saadaan tehostettua ja kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, tuotantoa voidaan suunnitella tehokkaammin. Aikaa ei mene papereiden kiikuttamiseen työnjohdosta tuotantoon ja tuotannossa eri työvaiheiden välillä. Kun kaikki toiminnot ja koko prosessi alusta loppuun asti on yhdessä paikassa, henkilöstön aika suuntautuu enemmän tuottavaan työhön ja saadaan enemmän aikaan samoilla resursseilla.
Admicom Finland Oy
Riku Brander
tuotannon käyttöönottokonsultti
www.admicom.fi
