Varasto hallintaan – mistä lähteä liikkeelle?

Valmistavassa teollisuudessa ei voida välttyä materiaalien varastoimiselta. Materiaaleja ei voi kuitenkaan varastoida loputtomiin eikä tuotanto saa seisahtua materiaalien loppumisen vuoksi. Kuinka saadaan varasto hallintaan ja pidettyä tuotanto tehokkaana?

Valmistavassa teollisuudessa raaka-aineiden säilyttäminen varastossa on yleensä välttämätöntä. Toki voimakkaasti optimoidussa toimintamallissa raaka-aineisiin ei tarvitse sitoa pääomaa, koska lähetykset saapuvat tehtaalle juuri silloin kun niitä tuotannossa tarvitaan (JIT, LEAN).

Käytännössä tällaiseen tilanteeseen on hyvin vaikea päästä, eikä se yleensä ole kannattavaakaan, koska se nostaa huomattavasti mm. kuljetus- ja käsittelykuluja.
Mutta jos varastoon ostetaan tavaraa, niin miten varmistetaan, ettei se lopu kesken? Entä mikä on optimaalinen tilauserän koko ja tilausväli, ja milloin on aika tilata seuraava erä?

Yksinkertaisin tapa on visuaalinen varastonseuranta. Toisin sanoen varastoon tilataan lisää tavaraa, kun joku huomaa, että hylly on tyhjä. Tämä toimintamalli on täysin toimiva ja yleisesti käytössä ja soveltuu hyvin ympäristöön, missä yksittäisen nimikkeen loppuminen ei pysäytä tuotantoa ja nimikkeiden toimitusajat ovat lyhyet.

Seuraava askel on tilata tavaraa ennen kuin se loppuu. Tällä pyritään välttämään tuotannon osapuutteet, eli toisin sanoen tavaraa on koko ajan ainakin joku määrä hyllyssä. Tässä apuna toimivat kaksilaatikko- ja Kanban-järjestelmät.

2-laatikkojärjestelmässä tavaraa on aina kahdessa laatikossa ja kun toinen tyhjenee, on se signaali tilata lisää. Laatikossa tulee olla tavaraa vähintään sen verran että ne riittävät tuotannon tarpeisiin seuraavan erän saapumiseen asti. 2-laatikkojärjestelmään on myös suhteellisen helppo lisätä ominaisuuksia ja tällöin yleensä tutustutaan Kanban-kortteihin.
Kanban voidaan toteuttaa monella tavalla riippuen yrityksen tarpeista, mutta käytännössä kyse on korteista, jotka liikkuvat tuotannossa ja varastossa ilmoittaen mitä pitää valmistaa, siirtää tai tilata.

Erinomainen esimerkki on se, että jokaisen laatikon pohjalla on valmiiksi täytetty tilauslomake. Tilauslomakkeessa lukee nimikkeen nimi ja tuotekoodi, tilauserän koko ja hyllypaikka. Kun laatikko tyhjenee, lomake viedään laatikon pohjalta ostajalle.
Ostaja tilaa nimikkeet, lisää lomakkeeseen tilausnumeron ja vahvistetun toimituspäivän. Kun tilaus saapuu, tavaran vastaanottaja laittaa tilauslomakkeen tyhjän laatikon pohjalle, täyttää laatikon ja vie sen omalle hyllypaikalleen.
Kaikki tarvittava tieto siirtyy helposti eri toimintojen välillä ja esimerkiksi sen seuraaminen mitä on tilattu lisää ja mitä ei on helposti kenen tahansa selvitettävissä.

Materiaalitarvelaskenta nopeuttaa varaston kiertoa

Seuraava askel on siirtyä materiaalitarvelaskentaan (material requirement planning, MRP) ja tämä askel on huomattavasti isompi.
MRP:n avulla saadaan laskettua hyvinkin tarkalla tasolla mitä tarvitsee tilata ja milloin, eikä siten monilaatikkojärjestelmille tai korttien kuljettelulle ole enää tarvetta. Mielestäni MRP mielletään liian usein ratkaisuksi kaikkiin hankinnan haasteisiin, koska huolellisesti toteutetuilla visuaalisilla varastojärjestelmillä saadaan selkeytettyä hankinnan vastuita ja prosesseja sekä ehkäistyä osapuutteita paljon pienemmällä vaivalla.
MRP:n hyödyt tulevat esille silloin, kun halutaan automatisoida hankintaprosesseja, varautua paremmin kysyntäpiikkeihin ja nopeuttaa varaston kiertoa.
MRP:n käyttöönotto vaatii paljon taustatyötä. Varastonseuranta pitää saada todella tarkaksi; enää ei riitä tiedoksi se, onko joku laatikko tyhjä vai ei, vaan tarvitaan nimikkeiden todellinen varastosaldo. Lisäksi tiedossa on oltava kaikkien vahvistettujen myyntitilausten sisältö ja rakenne, eli mitä nimikkeitä tullaan tuotannossa tarvitsemaan.

Myös tuotannonsuunnittelusta tarvitaan tieto tilausten tuotantoaikataulusta eli milloin nimikkeitä tullaan tarvitsemaan tuotannossa. Jokaiselle nimikkeelle pitää määritellä myös tilauserän koko, toimitusaika ja varmuusvarasto. Näiden tietojen pohjalta saadaan laskettua mitä nimikkeitä tulee tilata ja milloin.

Käytännössä MRP:tä ei juuri koskaan ole tarvetta ottaa käyttöön kaikille varastoitaville nimikkeille.
Pientarvikkeille kuten ruuveille yms. pienen arvon ja nopeiden toimitusaikojen tuotteille monilaatikkojärjestelmät ovat yleensä riittävät.

Kaikki mainitsemani järjestelmät ovat jo vanhoja keksintöjä ja onkin mielenkiintoista pohtia mitä tulevaisuus tuo tullessaan. Erilaisten tekoälysovellusten kehittyminen on ollut nopeaa viime vuosina ja nykyisinkin voimakkaasti automatisoitu järjestelmä voi tehdä puolestasi materiaalitarvelaskennan ja sen perusteella ostotilaukset.

Varsinainen oppiva neuroverkkoihin perustuva tekoäly voi, ainakin teoriassa, tehdä paljon enemmän. Yrityksesi osto-, tuotanto- ja myyntihistoriadataa tutkimalla tekoäly voi määrittää valmiiksi tilauseräkoot ja toimitusajat MRP:tä varten, mutta lisäksi tehdä toimittajien riskiarvion, ennustaa hintakehitystä ja ehdottaa käytössä oleville nimikkeille vastaavia tuotteita.
Tekoäly voisi etsiä myös uusia tavarantoimittajia ja kävisi hintaneuvottelutkin läpi puolestasi.
Tänä päivänä emme voi varmaksi tietää mikä tulee tekoälyn kanssa olemaan mahdollista ja mikä ei, mutta tulevaisuuteen kannattaa aina suhtautua avoimin mielin.