Parasta LEANia ikinä

Teollisuudessa toimintoja kehitetään paljon LEAN-ajatteluun pohjautuen. Toiminnasta halutaan minimoida arvoa tuottamaton työ ja selkeyttää arvoketjua. Teollisuusyritysten tilaustoimitusketjut ovat muodostuneet monivaiheisiksi ja osittain asioita tehdään vanhojen rutiinien ohjaamana. Laatujärjestelmät vaativat, että prosessin vaiheet ovat dokumentoitavissa, ja aikaisemmat tietojärjestelmäratkaisut ovat myös vaikuttaneet siihen millaisiksi prosessit ovat muodostuneet. Voiko useaan kertaan läpikäydyt prosessit sisältää enää yhtään turhaa työtä? Vastaus on kyllä, kun on rohkeutta ottaa käyttöön kokonaan uutta teknologiaa myös toiminnanohjauksen näkökulmasta.

Tuotannonohjauksellisesti hyvin toteutettu pilvipalvelupohjainen järjestelmä vastaa perinteistä tuotannonohjausjärjestelmää ja sisältää tarjouslaskennan, myyntitilaukset, monipuoliset tuoterakenteet, tarkan visuaalisen hienokuormituksen, ostotilaukset, osto- ja myyntireskontrat jne. Sen lisäksi, että tilaustoimitusprosessi etenee sujuvasti järjestelmässä, kaikki toiminnot liittyvät suoraan liiketoiminnan tukiprosesseihin palkanlaskentaan ja kirjanpitoon.

Viimeisimmät ohjelmointiteknologiat ovat mahdollistaneet sen, että aikaisemmat erillisjärjestelmät voivat olla samassa täysin yhtenäisessä paketissa. Tässä toteutuu LEAN-ajattelu mitä parhaimmalla tavalla. Automatiikan ansiosta liiketoimintojen ylläpidosta putoaa luonnollisesti huomattava määrä tuottamattomia prosessin vaiheita pois. Ketju pysyy eheänä ja tilaustoimitusprosessi jatkuu kirjanpitoon asti, halusit tai et. Ja varmasti haluat, sillä käytettävissä oleva päivittäinen tieto tuloksesta ja tilausten onnistumisesta perustuu kirjanpidon tietoon. Tämä avaa valtavasti mahdollisuuksia analysoida omaa ydinliiketoimintaa.

Perinteisesti ERP:ltä haetaan tarjousten, tilaustenkäsittelyn, oston ja laskutuksen suhteen hyvää ohjelmistoa, mutta lisänä toimivaa tuotannonohjausta ja jälkilaskentatietoa. Optimaalinen käyttö täydellisine tuoterakenteineen ja tarkkoine kirjauksineen on vaativa kokonaisuus. Pilvipalveluna tuotetussa toiminnanohjausjärjestelmässä näiden toteutus onnistuu kuten irrallisemmissa järjestelmissäkin, mutta lisänä on saatavilla talousraportointi nopeasti ja tarkasti. Voit tarkastella tilannetta uudessa valossa.

On huomattu, että talousraportoinnin tarkkuus ja nopeus mahdollistaa sen, että yksittäisten tilausten seuraamisen tarve vähenee. Kaikissa tapauksissa ei tarvita jokaisen valmistettavan kappaleen osalta tarkkaa seurantaa, kun toiminnan tehokkuus ja kannattavuus on johdettavissa tarkoista talouden luvuista. Toki mikään ei estä seuraamasta valmistuksen kuluja yksittäisen kappaleen tasolla.

Teollisuuden toimintaympäristö on alttiina kansainväliselle hintakilpailulle, ja kilpailutilanne pakottaa yritykset valitsemaan, mihin rajalliset resurssit kohdistetaan. Kysymys kuuluu, halutaanko käyttää aikaa ja resursseja tietojen siirtoon järjestelmästä toiseen ja tarpeellisen tiedon odottamiseen? Työläät tilauksenkäsittelyprosessit ennen varsinaista valmistusta ja valmistuksen ympärillä syövät aikaa ja resursseja muutoinkin. Keskittyminen pitäisi olla varsinaisessa valmistuksessa ja ydinliiketoiminnassa. Toiminnanohjaukselta odotetaankin mahdollisimman paljon keveyttä.

Liiketoiminta itsessään vaatii ajan hermoilla olemista viimeisimmistä valmistusteknologioista ja parhaista menetelmistä. Näiden hyödyntäminen onnistuu vain tinkimättömällä ammattitaidolla ja osaamisella. Perinteiset tuotannonohjausjärjestelmät eivät tue parhaalla mahdollisella tavalla yrityksiä tässä kilpailutilanteessa, koska resursseja sitoutuu liiaksi järjestelmien näppäilyyn. Perinteisesti järjestelmissä tilaustoimitusprosessia ei pystytä viemään eheästi läpi taloushallintoon asti, jolloin tiedon kulku katkeilee prosessin aikana.

Yhden kirjauksen periaatteella tieto on sujuvasti kaikkien saatavilla ja tieto välittyy ohjelmiston eri osioista luontevasti kaikkialle, missä sitä tarvitaan. Kun toiminnanohjaus, tuotannonohjaus, palkanlaskenta ja kirjanpito ovat yhdessä järjestelmässä, saadaan mm. tuntikirjaukset suoraan työjonoista. Samalla syntyy kustannukset myyntitilaukselle, joita päästään seuraamaan myyntirivi-, myyntitilaus- tai projektitasolla sekä muodostuu valmiiksi palkanlaskenta-aineisto, joka maksetaan samasta järjestelmästä. Palkanlaskentatiedot kirjautuvat yhdessä ja samassa järjestelmässä automaattisesti kirjanpitoon asti. Jokainen voi päätellä, miten paljon vaiheita jää pois verrattuna siihen, että käytössä olisi useampi järjestelmä.

Kun kaikki kirjaukset ovat yhdessä ja samassa järjestelmässä kaikkien hyödynnettävissä tarjouslaskijasta kirjanpitäjään, yhtäkkiä huomataan, että käytössä on sellaista tietoa tuotannon tuottavuudesta, jota ei aiemmin ollut saatavilla. Tämä avaa ihan uusia ajatusmalleja toiminnan kehittämiseen. Voitkin tehdä analyysit tilausten ja asiakkuuksien kannattavuudesta aivan oikealla tiedolla. Tämä helpottaa keskittymään juuri oikeisiin asioihin liiketoimintasi kehittämisessä.