Yritys tarvitsee tehtävänkuvat ja prosessit laadukkaan työn tekemiseen

Osaava, motivoitunut ja ratkaisuhakuinen työntekijä on kullanarvoinen mille tahansa yritykselle. Kun saamme edellä mainitut ominaisuudet pysymään ja myös kehittymään, vaikuttaa ne työtehtävistä suoriutumiseen melkoisesti. Työuran aikana toimimme erilaisissa ja eri kokoisissa yrityksissä ja useasti myös tehtävät vaihtuvat. Olen oman työurani varrella huomannut niin isossa kansainvälisessä yrityksessä kuin myös nykyisessä pk-yrityksessä, miten tärkeä rooli hyvin tehdyllä tehtävänkuvalla sekä toimintoja määrittelevillä prosesseilla on työn sujuvuuden, motivaation ja laadun kannalta.

Yritykset automatisoivat, ottavat käyttöön toimintajärjestelmiä ja luovat prosesseja missä yritetään minimoida ihmisten aiheuttamien häiriöiden merkitystä. Silti yritysten toiminta vaatii ihmisiä toimiakseen. Ihmiset tekevät menestyjäyritykset sekä luovat yritykseen identiteetin johon sidosryhmät ja asiakkaat sitoutuvat oli yritys sitten pieni tai suuri.

Ihmisten osaamisen hyödyntäminen oikeanlaisiin tehtäviin luo tehokkuutta riippumatta yrityksen koosta. Tehtävästä suoriutuminen on tärkeää, mutta pk-yrityksessä vaihtoehtoja on vähemmän, mikäli henkilö ei pysty työhönsä. Kaikki on paljon kriittisempää, kun resursseja ei yksinkertaisesti ole korvaamaan toista. Pk-yrityksessä ihmisistä huolenpitäminen korostuu, että toiminta pysyy laadukkaana. Täytyy pitää huolta työhyvinvoinnista ja jaksamisesta.

Yrityksissä, joissa resurssit ovat pienet, korostuu yksilöiden osaaminen. Ihmisten osaaminen ja motivaatio tehdä laadukasta työtä ja laadukkaita päätöksiä korostuu ja vaikutukset tuloksiin näkyy nopeasti niin hyvässä kuin pahassakin. ­Organisaatioissa, joissa on enemmän resursseja, voidaan päätöksentekoa jakaa useammalle henkilölle tai jopa tiimille. ­Tällöin saadaan aikaan enemmän keskustelua ja ajatuksia, jotka voivat luoda laadukkaampaa lopputulosta. ­Toisaalta isoissa yrityksissä päätöksenteko hidastuu ja usein pienestä asiasta päättämiseen kuluu yksinkertaisesti (liian) paljon aikaa. ­Yksilöiden suoriutumisella pienissä organisaatioissa työpäivästä ja sen tuomista haasteista saattaa saada isonkin merkityksen päivän lopputulokseen esimerkiksi laskutuksen, toimitusvarmuuden ja vaikkapa asiakastyytyväisyyden osalta.

Pienissä yrityksissä ja organisaatioissa korostuvat ihmisten ongelmanratkaisukyky ja moniosaaminen, kun joudutaan suoriutumaan tehtävistä ilman ison organisaation tuomaa apua ja kollegoita. Työntekijä saa tai ottaa isomman roolin innovoida ja ratkaista asioita omalla tyylillä olemalla luova ja tehokas, eikä henkilön silloin tarvitse välttämättä miettiä onko työ tehty juuri osaston sääntökirjan mukaisesti.

Näen tärkeäksi, että pienissäkin yrityksissä on tarkasti mietitty tehtävänkuvat ja prosessit, että voidaan taata laadukkaampaa toimintaa. Tehtävänkuvat ja prosessit luovat ihmisille turvaa keskittyä omaan työhönsä. Näiden avulla työntekijä tietää paremmin, mitä työnantaja odottaa työn lopputulokselta.

Kun otetaan työntekijä mukaan miettimään tehtävänkuvaa ja prosessia, pystytään samalla havainnoimaan myös turhia työvaiheita ja ”liinaamaan” tehtävää. Yhdessä toimimalla myös motivaatio ja sitoutuminen paranee. Näin saadaan molempia hyödyttävä lopputulos, millä on monesti kauaskantoisia vaikutuksia vaikkapa siinä, että halu toimia yrityksen hyväksi paranee.

Suomessa teollisten yritysten kilpailukyky on koetuksella. Kilpailukyvyn yksi merkittävä tekijä on edelleen ihmisten osaaminen. Ihmisten osaamiseen, jaksamiseen ja tekemisen tehokkuuteen on kiinnitettävä huomiota, ollaan sitten töissä isossa tai pienemmässä yrityksessä. Pidetään siis huolta ihmisistä.