Mikäpä helpottaisi yrittäjän tai talousjohtajan työtä kuin se, että pystyy itse katsomaan, mitä on tehty ja mitä vielä on tekemättä sekä ottaa raportit järjestelmästä itse tarpeen mukaan, ilman ylimääräistä odottelua. Kun kaikille tarvittaville tahoille voi avata riittävät tunnukset tutustuakseen oman vastuualueensa asioihin, se nopeuttaa työskentelyä ja vähentää epätietoisuutta.
”Raportointi nopeutuu ja helpottuu, kun samat raportit ja tiedot ovat kaikkien osapuolten saatavilla järjestelmässä eikä jälkilaskentaa tarvita automatiikan ansiosta käytännössä laisinkaan.”
Raportteja on ohjelmistoissa erilaisia. Mikäli käytössä ovat porautuvat raportit, auttavat ne ymmärtämään kirjanpidon lukujen muodostumista ilman, että tilitoimiston tarvitsee koostaa erillistä listaa siitä, mitä jokin tietty tili on syönyt sisälleen. Myös kirjanpitäjältä vapautuu työaikaa asiantuntijatehtäviin ja vaikkapa lukujen tulkintaan yrityksen taloudellisen tilan kannalta sen sijaan, että toimisi raporttiautomaattina.
Kirjanpitäjän kanssa yhteistyö helpottuu
Samassa järjestelmässä toimiessa voidaan ohjelmistoon lisätä toimintoja, jotka mahdollistavat sisäisen viestinnän, jotta sähköposti ei täyty listoista tekemättömiä töitä. Nykyaikaisissa järjestelmissä apuna toimii myös ilmoitukset, jotka auttavat muistamaan tehdä tarvittavat toimenpiteet.
Esimerkkinä tästä on puuttuvien kirjanpidon tositteiden pyytäminen. Kirjanpitäjä näkee yhdestä näkymästä, mitkä tiliotetapahtumat ovat vielä käsittelemättä ja mistä on pyytänyt tositetta ja yrittäjänä taas näkee, jos kirjanpitäjä tarvitsee liitteen tapahtumaan ja voi sen järjestelmässä suoraan tallentaa tapahtuman liitteeksi.
Arkea helpottaa myös kovasti, jos muutamalla napin painalluksella puuttuvista tositteista voi lähettää muistutuksen kiireisille yhteyshenkilöille ilman, että listaa tarvitsee erikseen näpytellä sähköpostiin tai ottaa kuvakaappausta tapahtumista.
Enemmän tietoa, vähemmän epävarmuutta
Tositteiden tai tapahtumien lokitiedot ja mahdollinen muutoshistoria luovat turvaa antamalla tietoa, kun järjestelmässä on tehty muutoksia käsiteltävään asiaan ilman, että vastuuhenkilöitä joutuu suotta syyttelemään. Tämä voi olla hyvinkin tärkeää, kun puhutaan vaikkapa korvausasioista tai luotettavuudesta. Myös yrityksen sisäisten toimintatapojen kehittämiseen näistä tiedoista voi saada apuja.
Hoituuko ostolaskujen tarkastaminen tai maksuun hyväksyminen ajallaan? Kuka on käsitellyt myyntilaskun luottotappioksi? Minä päivänä kirjanpidon jaksotuskirjaus on tehty? Kuka on muokannut tilinpäätöstä viimeksi?
Kun kaikki reskontrista projektitietoihin ja kirjanpitoon ovat samassa järjestelmässä, tiedon edestakaisin lähettäminen ja tallentaminen eri paikkoihin vähenee. Tämä sekä lisää tiedon luotettavuutta, vähentää virheitä, että myös vapauttaa aikaa itse työn tekemiseen. Kirjausten tarkastamista helpottaa kovasti, jos esimerkiksi ostoreskontrasta pystyy porautumaan kirjanpitoon ja kirjanpidosta takaisin sekä nähdä, jos tapahtumaa on jouduttu kirjanpidossa korjaamaan ja milloin korjaus on tehty.
Niin kirjanpitäjä, yrittäjä kuin vaikkapa tilintarkastaja tai veroviranomainen voivat järjestelmää tutkiessa todeta, mistä mikäkin kirjanpidon tapahtuma on muodostunut tai perehtyä projektille kohdistettuihin kuluihin. Järjestelmän ulkopuoliset dokumentit voi liittää tapahtumien liitteeksi, jolloin ne säilyvät tapahtumaan liitettynä järjestelmässä ja niihin voi tarvittaessa palata myöhemmin.
Kun yrityksesi työntekijöillä on riittävät oikeudet sovelluksiin ja työnsä kannalta relevantteihin tietoihin, he saavat työnsä tehtyä tehokkaasti eikä useampi henkilö käytä työaikaansa saman asian tutkimiseen tai odotteluun.
Läpinäkyvyys mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin, vähentää epävarmuutta sekä varmistaa tiedon oikeellisuuden. Kun kaikki tieto on helposti eri henkilöiden saatavilla, myös työssä viihtyvyys lisääntyy.
Admicom Finland Oy
Maria Lehikoinen
